Dokumenten-Archivierung & Management
EcoDMS für den Mittelstand und Kleinbetriebe - ein leistungsstarkes und günstiges Dokumenten-Management Mady in Germany
Der Einsatz eines Dokumentenmanagements (DMS) bietet zahlreiche Vorteile bei der Verarbeitung des täglichen Schriftverkehrs. Ob Tagespost, Rechnungen, Lieferscheine, allgemeine Schriftbelege oder Dokumente für langfristige Aufbewahrung, wir liefern schlanke DMS-Lösungen bestehend aus Software, Cloud oder lokaler Ablage, entsprechender Hardware und ganzheitlichem Support bei der Benutzung.
Speziell für kleine und mittelständische Unternehmen liefern wir individuell abgestimmte Komplett-Lösungen, die vorhandene Papier - Ablagestrukturen modernisieren und höhe Transparanz bieten.
Funktionen eines DMS
Zentral gespeicherte Dokumente jederzeit verfügbar
Die in eine vorher festgelegte Ablagenstruktur eingescannten Belege oder aus dem Maileingang übernommenen Dokumente, werden zentral gespeichert und stehen Ihnen danach dauerhaft zur Verfügung. Sie können jederzeit, mit einem festgelegten Security Zugrif, vom Firmenstandort oder standortunabhängig im Homeoffice aufgerufen und bearbeitet werden. Der gesamte Archivierung ist revisionssicher und erfordert keine weitere Aufbewahrung von Schriftstücken.
Kurze Übersicht der Funktionen :
- Speicherung in eine individuelle Ablagenstruktur
- einfache Dokumentensuche nach Begriffen, Zeichen oder Datum
- Versionierung der Dokumente, nach Änderungen bleiben Originale erhalten, da 10 Jahre Aufbewahrungspflicht
- Dokumente können geteilt und zugeordnet werden
- Termine, Wiedervorlage und Aktualisierungen sind einstellbar
- Administration und individuelle Einstellungsoptionen möglich
- Revisions- und Datensicherheit, Sicherung und Wiederherstellung
Ablage & Archivierung mit Zugriffssteuerung
Unser EcoDMS verwaltet und archiviert die unterschiedlichsten Dateien und Dokumente. Je nach Branche und Wunsch kann die Lösung individuell konfiguriert werden, um u.a. folgende Dateien zu speichern:
- Aufträge, Bestellungen, Abrechnungen
- Rechnungen, Lieferscheine, Tagespost
- Auftragsbearbeitung und Dokumentationen
- Verträge, Protokolle, Dateianhänge
- Mandantenakten, Lohnabrechnungen oder Zeugnisse
- Baupläne, Zeichnungen und Prüfprotokolle
- Frachtpapiere, Lagerscheine, Packlisten, Fahrpläne
- Patienetakten, Röntgenaufnahmen, Rezepte
- Lohn- und Zeitabrechnungen
- Fotos, Videos, Präsentationen
- Buchhaltung, BWA´s und Jahresabschlüße
- Bewirtungsbelege, Tank- und Reisebelege
Vorteile unseres EcoDMS
Erfassen - Speichern - Verwalten - Bewahren - Bereitstellen
Eine Paperbasierte Ablage kann sich über viele Jahre bewährt haben, dennoch müssen Mitarbeiter die steigende Flut von Schriftbelegen in Aktenordnern, Hängeregistern oder anderen Ablageorten ordnen und fortlaufend verwalten. Rechtlich relevante Dokumente müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden, das erfordert Lagerflächen und verursacht Kosten. Unser DMS benötigt nur einen digitalen Speicherplatz und ermöglicht jederzeit, auch mehreren Nutzern parallel, den Zugriff auf alle gespeicherten Dokumente.
Die konkreten Vorteile im Einzelnen:
- Zeitersparnis bei Verwaltung von Belegen
- Kostenersparnis, da keine Lagerfläche benötigt wird
- jederzeit standortunabhängiges Arbeiten möglich
- hohe Transparenz für alle Mitarbeiter
- unmittelbare Auskunftsfähigkeit bei Anfragen
- Einhaltung von Fristen mit Terminfunktion
- freie Gestaltung der Ablage; ob Cloud- oder Lokal
Diese Branchen setzen bereits DMS ein
Um Ihnen verständlich darzulegen, dass ein schlankes DMS jedem Unternehmen Vorteile bringt, hier einige Beispiele nach Branchen sortiert:
- Handwerksbetriebe
- Logistiker und Speditionsfirmen
- Ärzte, Apotheker, Kliniken
- Textilunternehmen und Handel
- Marketing und Mediengestalter
- Schulen und Universitäten
- Städte und Gemeinden
- Hotellerie, Gastronomie, Catering
- Juristen, Steuerbüros, Unternehmensberater
- Immobilienmakler und Hausverwaltungen
- Banken, Finanz- und Inkassounternehmen
- Produzierendes Gewerbe und Zulieferer